Прежде, чем обращаться в суд с иском о взыскании долга, кредитор обязан соблюсти досудебный порядок урегулирования спора, т.е. направить претензию о взыскании задолженности (п. 5 ст. 4 АПК РФ), в противном случае суд вернет исковое заявление, а по начатому делу прекратит производство.

Независимо от того, идут ли переговоры с контрагентом или нет и на какой они стадии, письменную претензию всё равно необходимо направить. Это связано с рядом причин, но главная из них заключается в том, что, если переговоры зайдут в тупик, у кредитора будет возможность незамедлительно пойти в суд, а не дожидаться истечения месячного срока рассмотрения претензии.

Форма претензии

Какой-либо унифицированной или обязательной формы составления претензий нет. Поэтому её надо составить в свободной форме с соблюдением требований закона.
Лучше направлять претензию в письменном виде заказным письмом с описью вложения. Иначе велика вероятность возникновения вопросов о доказанности её направления именно дебитору.
Претензия подписывается руководителем компании-кредитора или представителем по доверенности. Во втором случае желательно к претензии приложить копию доверенности.
Дату на претензии ставить не обязательно.

Кому адресовать претензию

Претензию нужно направлять именно тому юридическому лицу (индивидуальному предпринимателю), кто является должником (дебитором). Желательно помимо адреса и наименования должника указать его ИНН/ОГРН и КПП. Реквизиты должника можно посмотреть в договоре (если он составлялся), товарных накладных, актах выполненных работ и иных первичных документах.
Следует учитывать, что если должник входит в состав холдинга либо дела должника ведет управляющая компания, все равно претензия направляется непосредственно контрагенту-должнику.
Если претензию направить не тому юр.лицу, к которому в последствии будет предъявлен иск, претензионный порядок не будет считаться соблюденным.

Можно ли адресовать претензию Генеральному директору

Да, можно.
Генеральный директор – единоличный исполнительный орган компании-должника и все его действия приравниваются к действиям самого юридического лица (ст. 53 ГК РФ).

Образец претензии о взыскании задолженности

Что должно быть в тексте претензии

Претензия пишется в свободном стиле, однако, чтобы в последующем не возникло спора о том, о каком споре/обязательстве/долге идет речь, обязательно необходимо указать:

• на основании чего возник долг и чем он подтверждается (ссылка на договор, товарные накладные, акты выполненных работ и т.д.)
  требование (например, о выплате неосновательного обогащения)
• Требование нужно сформулировать так же, как оно будет сформулировано в иске. Иначе существует риск, что суд признает претензионный порядок несоблюденным.
  Если в претензии указано только основное требование, то претензионный порядок в отношении штрафных санкций также считается соблюденным (пункт 43 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24.03.2016 г. № 7)
• предупреждение об обращении в суд в случае неудовлетворения требований (например, «в противном случае будем вынуждены обратиться в суд, возложив при этом на ответчика оплату судебных издержек, в т.ч. гос. пошлины и расходов на оплату услуг представителя»)

Не обязательно, но желательно указать в претензии:

• ссылки на нормы права и пункты Договора, на которых обосновывается требование кредитора;
• расчет требований (основного долга и процентов, неустоек, штрафов).
  Если у должника нет каких-либо документов, на которые ссылается кредитор, то копии таких документов также желательно приложить к претензии.

Нужно ли приводить в претензии все аргументы и фактические обстоятельства, на которых основано требование

Это делать не обязательно.
Истец не связан доводами, изложенными в претензии. Поэтому он вправе подробно мотивировать свои требования. В то же время, подробная мотивировка в претензии даст ответчику больше времени, чтобы подготовиться к суду. Поэтому раскрывать все карты заранее не стоит.

Надо ли указывать в претензии точную сумму процентов, которую истец планирует взыскать с ответчика в суде

Нет, не надо.
Такого требования действующее законодательство РФ не содержит. Более того, как указывалось выше, если сумму процентов не указать вовсе, то претензионный порядок всё равно будет считаться соблюдённым. В иске проценты рассчитывается по день обращения в суд, а в последующем могут быть проиндексированы по день исполнения решения суда (ч. 1 ст. 183 АПК РФ, пункт 43 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24.03.2016 г. № 7).

Нужно ли указывать в претензии срок исполнения требований

Это делать не обязательно.
Однако, если Вы всё-таки решили указать срок исполнения претензии, не забывайте, что данный срок должен быть разумным, т.е. должник должен иметь реальную возможность исполнить заявленные требования.
Кроме того, не лишним будет указать, что этот срок не является офертой на изменение условий договора.
Если срок исполнения в претензии не указан, то в силу закона этот срок определен в течение 30 дней с момента ее направления.

Каким способом направлять претензию должнику

Лучше всего ее направить заказным почтовым отправлением с описью вложения (ценное письмо). В описи необходимо указать реквизиты претензии (например, «Претензия от 20.08.2019 г. № 164-П). Если в компании не ведется документооборот, то необходимо максимально точно указать данные о претензии (например, «Претензия о взыскании задолженности по Договору поставки № 31/П-19 от 20.11.2018 г. в размере 1 000 000 руб.» или «Претензия о взыскании задолженности за выполненные работы по акту КС-2 № 14 от 15.02.2019 г. и № 15 15.03.2019 г.»).

Такая точность необходима, чтобы исключить возможные контрдоводы должника в суде о том, что претензия направлена не по рассматриваемому в суде спору, а в связи с другими обязательствами сторон.

Если имеется срочность в решении вопроса, то лучше направить претензию нарочно и на копии претензии попросить поставить отметку о принятии. Отметка должна содержать сведения о должности, ФИО лица, принявшего претензию, дату и печать организации-должника.

Если претензия направляется курьерской службой, то требования к курьерской накладной объединяются (должны быть указаны точные данные о претензии и отметка о принятии должна содержать вышеперечисленные элементы).

В некоторых случаях претензию можно направить по электронной почте, факсу или системе электронного документооборота.
В этом случае следует учитывать, что направление таким способом будет считаться как надлежащее соблюдение претензионного порядка, если это прямо предусмотрено договором между сторонами. В противном случае, претензионный порядок не будет считаться соблюденным.